Mengarkibkan data kewangan adalah keutamaan peribadi dan bukan keperluan (walaupun cadangan selalu!). Beberapa pengguna Quicken membuat salinan data yang diarkibkan pada akhir setiap tahun, tetapi anda mungkin membuat keputusan untuk mengarkibkan sebahagian daripada fail data apabila ia berusia beberapa tahun.
Arahan arkib dalam Quicken membuat salinan transaksi sebelum dan termasuk tarikh yang anda tentukan. Anda tidak kehilangan sebarang urus niaga kerana mengarkibkan dalam perisian ini tidak memisahkan urus niaga yang diarsipkan dari fail data asal.
Sebelum memulakan, pastikan anda bekerja dengan fail data yang ingin anda arsipkan. Jika anda hanya menggunakan satu fail data, ini bukan masalah.
01 Bagaimana Kerja Arkib Quicken dan Bermula
Nota: Jika anda menggunakan versi Quicken yang lebih lama, anda akan melihat tetingkap Tahun Akhir Salin yang dipaparkan di halaman ini. Versi yang lebih baru memaparkan imej dalam Langkah 2 tutorial ini.
Mulakan Proses Arkib Fail Pantas
Jika anda menggunakan versi Quicken yang lebih lama:
- Dalam Quicken, klik pada Fail di kiri atas, kemudian Operasi Fail
- Klik pada Copy Akhir Tahun
- Pilih Arkib dan klik OK
Jika anda menggunakan versi Quicken yang lebih baru, anda akan melihat tetingkap Buat Akhir Tahun dengan dua pilihan:
- Pilih ini untuk mengarkibkan data anda sambil menyimpan semua transaksi dalam fail data anda: Fail Data semasa, pilih Jangan Tiada. Fail data semasa saya akan kekal tidak berubah.
- Pilih pilihan ini dengan tarikh untuk mengalih keluar urus niaga yang lebih lama dari fail data anda pada masa yang sama anda mengarkib: Saya hanya mahukan transaksi dalam fail data semasa saya bermula dengan tarikh ini. Di masa hadapan, anda boleh mengakses transaksi yang telah dipotong dari fail data anda dengan membuka fail arkib.
02 Tetapkan Nama Fail dan Lokasi untuk Fail yang Diarkibkan
Versi Quicken Lama: Quicken memberikan nama kepada fail arkib dengan meletakkan dua digit terakhir dalam setahun pada akhir nama fail.
Versi yang lebih baru: Quicken menambah BKP ke nama fail.
Anda boleh menukar nama dan lokasi fail tidak kira berapa tahun versi Quicken anda.
Menamakan fail arkib Quicken:
- Nama fail data bermula dengan slash dan berakhir dengan .QDF. Masukkan nama fail baru secara langsung di antara garis miring dan .QDF.
- Watak-watak ini tidak boleh digunakan dalam nama fail: *? | ": \ /.
- Sama seperti kebanyakan orang menerima nama fail lalai Quicken, yang paling mudah menerima lokasi fail juga. Anda boleh menukar lokasi dengan mengklik pada Browse di sebelah nama fail, kemudian menavigasi struktur fail komputer anda ke lokasi yang anda mahu arkib disimpan. Jika anda ingin menyimpan arkib pada CD, USB atau sumber media luaran yang lain, pilih huruf pemacu selepas anda mengklik imbas. Untuk menyimpan fail arkib ke perkhidmatan sandaran dalam talian, pilih folder fail dan / atau huruf pemacu menggunakan perkhidmatan anda. Jika anda tidak dapat memikirkannya, simpan fail arkib ke desktop anda, kemudian pindahkan ke folder atau aplikasi penyandar cadangan.
- Mempercepat lampiran akan diarkibkan hanya jika terdapat ruang yang cukup pada komputer anda.
03 Pilih Tarikh untuk Fail Arkib Semula
Jika anda mempunyai versi Quicken yang lebih baru dan anda memilih pilihan "Jangan berbuat apa-apa" yang dibincangkan di Langkah 1, ikut arahan ini. Jika anda memilih pilihan lain, langkau ke langkah seterusnya.
Jika anda menggunakan versi Quicken yang lebih awal, ikut arahan ini:
- Sama ada menerima tarikh arkib Quicken untuk "data arkib sehingga dan termasuk" atau menukar tarikh untuk membuat arkib transaksi yang berlaku sebelum dan pada tarikh yang anda nyatakan.
- Anda boleh klik pada kotak tarikh dan taipkan tarikh baru.
- Atau, klik pada simbol kalendar di sebelah kanan kotak tarikh, kemudian gunakan anak panah di kedua sisi bulan untuk menavigasi ke hadapan dan kembali melalui kalendar. Apabila anda sampai pada bulan yang anda mahu, klik pada hari bulan untuk mengisi tarikh tersebut.
04 Simpan Fail Arkib
Jika anda memilih untuk melihat fail arkib, anda boleh kembali ke fail data asal anda dengan mengklik pada Fail, kemudian memilih fail asal dari senarai berhampiran bahagian bawah pilihan yang muncul dalam tetingkap pop timbul.
Amaran! Jangan Tukar Arkib!
Anda tidak boleh membuat perubahan pada transaksi dalam fail arkib Quicken, hanya kepada fail data asal anda. Anda boleh memastikan bahawa tiada perubahan yang dibuat secara salah dengan menetapkan kata laluan transaksi, yang akan membolehkan untuk melihat data tetapi tiada perubahan boleh dibuat tanpa memasukkan kata laluan. Anda juga boleh menetapkan kata laluan fail agar tidak ada orang lain yang dapat melihat fail atau membuat perubahan kepadanya.