Setiap akaun dalam persamaan ini ditunjukkan pada kunci kira-kira syarikat dan akauntan menggunakan penyertaan debit dan kredit untuk mencatat transaksi ke setiap akaun.
Perakaunan masuk dua kali telah digunakan selama lebih 600 tahun dan mula-mula dilihat digunakan oleh bank dan pedagang di Itali.
Perakaunan Double Entry Defined
Sejajar dengan namanya, perakaunan masuk akal adalah kaedah perakaunan standard yang melibatkan rakaman setiap transaksi dalam sekurang-kurangnya dua akaun, menyebabkan debit kepada satu atau lebih akaun dan kredit kepada satu atau lebih akaun.
Jumlah urus niaga dalam setiap kes mesti mengimbangi, memastikan bahawa semua ringgit dikira. Debit biasanya diperhatikan di sebelah kiri lejar, sementara kredit biasanya dicatatkan di sebelah kanan.
Firma yang dipegang secara umum mesti menggunakan sistem perakaunan berganda, kerana ia dikehendaki oleh undang-undang. Syarikat awam mesti mematuhi peraturan dan kaedah perakaunan yang ditentukan oleh prinsip perakaunan yang diterima umum (GAAP), yang dikawal oleh entiti bukan kerajaan, Lembaga Piawaian Perakaunan Kewangan (FASB).
Perakaunan masuk dua kali juga berfungsi sebagai cara yang paling berkesan bagi sebuah syarikat untuk memantau pertumbuhan kewangannya, terutamanya apabila skala perniagaan berkembang.
Mengekalkan Buku-buku Akurat
Apabila perniagaan syarikat berkembang, kemungkinan kesilapan perkeranian meningkat. Walaupun perakaunan masuk akal tidak menghalang kesilapan sepenuhnya, ia menghadkan kesan apa-apa kesilapan ke atas akaun keseluruhan.
Kerana akaun disediakan untuk memeriksa setiap urus niaga untuk memastikan ia mengimbangi, kesalahan akan ditandakan kepada akauntan dengan cepat, sebelum ralat menghasilkan kesilapan berikutnya dalam kesan domino. Di samping itu, sifat struktur akaun menjadikannya lebih mudah untuk mengesan kembali melalui penyertaan untuk mengetahui di mana kesilapan berasal.
Jenis Akaun
Apabila anda menggunakan perakaunan masuk dua kali, anda perlu menggunakan beberapa jenis akaun. Berikut adalah beberapa jenis akaun utama.
Akaun aset menunjukkan dolar yang berkaitan dengan perkara yang dimiliki oleh perniagaan, seperti wang tunai dalam akaun semakannya atau harga yang dibayar untuk gudangnya.
Akaun liabiliti menunjukkan hutang syarikat, seperti gadai janji bangunan, pinjaman peralatan atau baki kad kredit.
Akaun pendapatan mewakili wang yang diterima, seperti pendapatan jualan dan pendapatan faedah.
Akaun perbelanjaan menunjukkan wang yang dibelanjakan, termasuk pembelian barangan untuk dijual, kos gaji, sewa dan pengiklanan.
Sistem kemasukan berganda memerlukan carta akaun, yang terdiri daripada semua kunci kira-kira dan akaun penyata pendapatan di mana akauntan membuat penyertaan. Syarikat tertentu boleh menambah akaun dan menyesuaikannya untuk lebih jelas mencerminkan keperluan operasi, perakaunan dan pelaporan syarikat.
Menggunakan Perisian Perakaunan
Kebanyakan perisian perakaunan untuk perniagaan menggunakan perakaunan berganda; tanpa ciri itu, seorang akauntan akan mengalami kesulitan menjejaki maklumat seperti inventori dan akaun yang perlu dibayar dan menyediakan rekod akhir tahun dan cukai. Struktur perakaunan masuk akal asas dilengkapi dengan pakej perisian perakaunan untuk perniagaan. Apabila menubuhkan perisian, syarikat akan mengkonfigurasi carta generik akaunnya untuk mencerminkan akaun sebenar yang sudah digunakan oleh perniagaan.
Perisian perakaunan biasanya menghasilkan beberapa jenis laporan kewangan dan perakaunan selain lembaran imbangan, penyata pendapatan, dan penyata aliran tunai. Laporan umum yang digunakan, yang dikenali sebagai baki percubaan, menyenaraikan setiap akaun dalam buku besar umum yang mempunyai sebarang aktiviti.
Baki percubaan melabel semua akaun yang mempunyai baki debit biasa dan yang mempunyai baki kredit normal.
Jumlah baki percubaan selalu menjadi sifar, dan jumlah debit harus sama persis dengan jumlah kredit.
Contoh Perakaunan Double Entry
Sebagai contoh perakaunan masuk akal, jika anda akan mencatatkan hasil jualan sebanyak $ 500, anda perlu membuat dua penyertaan: kemasukan debit sebanyak $ 500 untuk meningkatkan akaun kira-kira yang dipanggil "Tunai" dan kemasukan kredit sebanyak $ 500 kepada meningkatkan akaun penyata pendapatan yang disebut "Pendapatan."
Contoh lain ialah pembelian komputer baru untuk $ 1,000. Dalam contoh ini, anda perlu memasukkan debit $ 1,000 untuk meningkatkan akaun perbelanjaan "Teknologi" penyata pendapatan dan kredit $ 1,000 untuk mengurangkan akaun "Tunai" kunci kira-kira anda.
Sebaliknya juga berlaku: Jika syarikat anda meminjam wang dari bank, aset anda akan meningkat tetapi liabiliti anda juga akan meningkat dengan jumlah yang sama. Pemeriksaan perakaunan masuk akal untuk ketepatan kerana selepas menyelesaikan penyertaan anda, jumlah akaun dengan baki debit harus sama dengan jumlah dari akaun baki kredit, memastikan bahwa Anda telah menangkap kedua-dua bahagian transaksi tersebut.