Jenis Kesilapan Perakaunan dan Cara Mencegah Mereka
Anda perlu ambil perhatian bahawa jenis kesalahan ini adalah yang paling sukar untuk mengenal pasti dan menyelesaikannya.
Kesalahan Penghantaran
Kesilapan peninggalan berlaku apabila urus niaga benar-benar ditinggalkan dari buku-buku syarikat anda. Anda mungkin lupa untuk memasukkan transaksi perbelanjaan atau masukkan penjualan produk atau perkhidmatan. Transaksi ini sukar untuk dikesan. Oleh itu, anda perlu memastikan bahawa anda mempunyai rutin yang kukuh untuk memasuki urus niaga ini tepat pada masanya. Sebab yang paling umum bahawa transaksi ini tidak dimasukkan adalah dokumentasi (seperti invois vendor) hilang. Anda kurang cenderung untuk kehilangan atau mengelirukan dokumen sokongan ini jika anda memasukkannya tepat pada masanya dalam sistem perisian perakaunan anda secepat mungkin.
Ralat Pembalikan
Kesilapan pembalikan berlaku apabila transaksi yang sepatutnya diposkan sebagai debit diposting sebagai kredit. Sebagai contoh, anda boleh memasukkan invois sebagai pembayaran atau pembayaran balik.
Anda tidak akan melihat ralat ini dalam baki percubaan anda kerana baki percubaan masih akan seimbang.
Ralat Prinsip
Kesilapan prinsip berlaku apabila anda atau penjaga buku anda salah menggunakan prinsip perakaunan. Anda boleh perbelanjaan aset yang perlu direkodkan sebagai aset . Aset dan perbelanjaan kedua-duanya direkodkan dalam buku sebagai debit jadi ini adalah ralat teknikal.
Ralat Suruhanjaya
Kesilapan komisen berlaku anda memasuki transaksi ke kelas yang betul tetapi lejar anak syarikat yang salah. Sebagai contoh, anda akan melakukan kesalahan ini jika anda menggunakan bayaran kepada invois yang salah. Baki percubaan anda akan menunjukkan jumlah yang betul yang terhutang daripada pelanggan, tetapi pengarah anak syarikat pelanggan individu anda akan salah.
Kesalahan Entri Subsidiari
Kesalahan penyertaan anak syarikat berlaku apabila ralat dibuat ketika memasuki transaksi. Contohnya, jika anda memberi pinjaman kepada pelanggan $ 5,000 tetapi masukkan hanya $ 500 sebagai pinjaman dan pengeluaran $ 500 dari akaun tunai anda, maka anda akan mendapati kesilapan ini dibawa ke baki percubaan anda. Baki percubaan anda akan betul. Kaedah yang paling biasa untuk mengesan kesilapan ini adalah untuk melakukan rekonsiliasi perakaunan. Melanjutkan dengan contoh sebelumnya, anda akan mengesan ralat ini apabila anda melakukan rekonsiliasi bank anda. Anda akan mendapati bahawa anda akan mencecah $ 4,500 tunai dalam akaun bank anda , dan kemudian dapat membetulkan kesilapan itu.
Mencegah Kesilapan
Anda perlu membangunkan kawalan dan proses dalaman yang baik untuk mengesan kesilapan. Contohnya, anda akan memastikan bahawa semua bentuk anda konsisten supaya pekerja akan masuk ke dalam rutin apabila memasukkan maklumat ke dalam perisian perakaunan anda.
Anda juga akan memastikan bahawa anda mempunyai kakitangan yang cukup untuk dapat mengendalikan beban kerja. Understaffing akan menyebabkan keletihan pekerja, yang akan menyebabkan keletihan pekerja, kerja bergegas, dan lebih banyak kesilapan perakaunan.
Mengesan Kesilapan
Walaupun anda ingin membangunkan kaedah untuk mencegah kesilapan apabila mungkin, kesilapan yang disenaraikan di atas akan berlaku dari semasa ke semasa. Anda tidak boleh menghalang kesilapan yang berlaku. Anda harus melakukan pelbagai perdamaian pada bulan dan akhir tahun untuk mengesan banyak kesilapan supaya mereka dapat diperbetulkan. Contohnya, perdamaian bank perlu dilakukan setiap bulan. Aset tetap boleh diselaraskan hanya setiap tahun supaya anda dapat memastikan bahawa anda telah menempah perbelanjaan susut nilai yang betul. Anda akan mendapati bahawa jika anda mencari cara untuk mengelakkan kesalahan dan mempunyai rutin melakukan ulasan dan rekonsiliasi rekod perakaunan anda bahawa perniagaan anda berjalan dengan lancar dan anda akan mengurangkan jumlah kesilapan perakaunan anda.