Mengapa Syarikat Outsource?
Terdapat banyak sebab mengapa sesebuah syarikat boleh memilih untuk outsourcing fungsi perniagaan tertentu. Antara sebab yang paling umum termasuk:
- Mengurangkan dan mengawal kos operasi
- Meningkatkan tumpuan syarikat
- Memperoleh akses ke keupayaan bertaraf dunia
- Membebaskan sumber dalaman untuk tujuan lain
- Memperbaiki atau meningkatkan kecekapan untuk fungsi memakan masa
- Memaksimumkan penggunaan sumber luaran
- Berkongsi risiko dengan syarikat rakan kongsi
Tetapi sebab-sebab ini tidak mencukupi untuk melaksanakan program penyumberan luar yang berjaya. Malah, syarikat mesti memastikan bahawa mereka mempertimbangkan semua komponen dan dapat memenuhi keperluan untuk penyumberan luar yang berjaya.
Keperluan untuk Outsourcing yang berjaya
Pada masa-masa awal, pengurangan kos atau jumlah pekerja adalah sebab yang paling biasa untuk menggunakan sumber luar. Hari ini, pemandu sering lebih strategik dan menumpukan pada menjalankan aktiviti tambah nilai di dalam rumah di mana sesebuah organisasi boleh menggunakan kecekapan utama mereka sendiri.
Bidang kritikal untuk program penyumberan luar berjaya termasuk:
- Kejelasan mengenai matlamat dan objektif syarikat
- Visi dan rancangan strategik
- Pemilihan vendor
- Pengurusan hubungan
- Perjanjian subkontrak dan vendor yang betul berstruktur
- Komunikasi terbuka dengan pihak berkepentingan yang mempengaruhi
- Sokongan kepimpinan dan penglibatan kanan
- Berhati-hati dengan isu-isu kakitangan
- Justifikasi kewangan jangka pendek
Mari kita menyelam sedikit lebih mendalam kepada dua keperluan ini: komunikasi terbuka dan sokongan kepimpinan eksekutif dan kanan.
Terbuka Komunikasi
Komunikasi terbuka dan sokongan eksekutif amat penting untuk proses penyumberan luar yang berjaya. Pertimbangan tambahan haruslah untuk Perjanjian Tahap Perkhidmatan yang dapat dilaksanakan (SLA), yang tersedia secara terbuka, kepada semua staf yang terlibat.
Walau apa pun hasil daripada penyumberan luar, pengurusan perubahan adalah asas kepada kejayaan program. Menilai keperluan pemegang kepentingan adalah bahagian pertama proses ini, dan mempunyai saluran komunikasi terbuka pada masa ini adalah penting. Semua orang yang terlibat harus terlibat dalam proses tersebut.
Sokongan Eksekutif
Objektif strategik, seperti inisiatif penyumberan luar, mesti datang dari syarikat eselon utama sebuah syarikat. Pengurusan kanan mesti menyatakan matlamat dan objektif inisiatif penyumberluaran dan menyampaikan bagaimana proses itu akan memberi manfaat kepada organisasi.
Pengurus hari ini melihat ke depan dan menyedari bahawa tanggungjawab untuk memastikan kejayaan inisiatif penyumberan luar perusahaan mereka tidak berhenti apabila dakwat telah dikeringkan pada kontrak, tetapi malangnya, ini tidak selalu berlaku.
Bagaimana Mengelakkan Outsourcing Gagal dengan Pengurusan Perhubungan
Gabungan ketidakpastian dan kekurangan perhatian terhadap butir-butir kritikal telah mencipta senario hari ini di mana, menurut The Gartner Group, 25 peratus kontrak penyumberan luar akan dirundingkan semula atau dibatalkan dalam masa tiga tahun. Pengurusan yang berterusan dalam hubungan adalah penting. Pengurusan kanan mesti terlibat semasa pelaksanaan kontrak.
Bukan sahaja perlu ada prosedur eskalasi yang jelas, tetapi pengurusan kanan harus bertemu pada selang waktu yang sesuai untuk membincangkan hubungan penyumberan luar. Mesyuarat juga perlu diadakan di peringkat operasi untuk menangani kerja kontrak penyumberan luar dalam amalan, untuk mengenal pasti dan menyelesaikan sebarang masalah yang telah dihadapi, dan untuk bersetuju dengan perubahan untuk memastikan kepuasan yang berterusan