Cara Selamat Terbaik untuk Menghantar Dokumen Cukai kepada Akauntan Anda

by William Perez

Tolak Gesaan Menggunakan E-mel

Di zaman Internet, ia menjadi lebih dan lebih biasa pada masa cukai bagi orang untuk mendapatkan bantuan profesional dan akauntan yang mungkin berada pada jarak yang tidak menyenangkan. Ia boleh menggoda untuk hanya menghantar e-mel kepada maklumat yang diperlukan, tetapi itu bukan idea terbaik.

Anda akan memastikan bahawa dokumen cukai anda dihantar kepada akauntan awam yang diperakui anda, ejen yang terdaftar, atau profesional cukai lain dengan cara yang paling selamat dan boleh dipercayai. Dokumen cukai mengandungi maklumat yang sangat sensitif seperti nama, alamat, nombor Jaminan Sosial untuk anda dan tanggungan anda, berapa banyak wang yang anda peroleh, dan di mana anda bank. Dan itu hanya untuk permulaan. Sekiranya data itu jatuh ke tangan yang salah, anda mungkin menjadi mangsa pencurian identiti.

Berikut adalah beberapa petua untuk memastikan dokumen dan data anda tiba di destinasi mereka utuh dan selamat.

Dikemaskini Januari 2018 oleh Beverly Bird

01 Buat Senarai

Buat senarai semua W-2 , 1099s, dan dokumen berkaitan cukai yang lain. Ini menyelesaikan dua perkara: Anda akan tahu dengan tepat apa yang anda hantar kepada akauntan anda dan jika ada yang hilang dan tidak sampai ke ujung yang lain, anda boleh mengenal pasti apa itu. Anda juga akan memulakan senarai semak untuk penyediaan cukai tahun depan.

02 Membuat salinan sandaran

Jika anda menghantar salinan kertas sebenar dokumen cukai anda, buatlah kebaikan anda dan salin semuanya dahulu. Dengan cara itu, anda tidak akan mempunyai maklumat yang kritikal jika mereka memang tersesat. Anda boleh fotokopi mereka atau mengimbas mereka ke dalam fail imej atau PDF, kemudian simpannya pada PC anda dan pada pemacu kilat sebagai langkah berjaga-jaga tambahan. Walau bagaimanapun anda melakukannya, pastikan anda mempunyai salinan sandaran sebelum menghantar dokumen ke akauntan anda.

03 Pilihan Terbaik Adakah Penghantaran Tangan

Apabila seorang pengintip mahu memastikan dokumen dihantar kepada orang yang betul pada masa yang betul dalam filem, dia menyampaikannya secara peribadi. Dia tidak mengambil peluang bahawa ia mungkin dipintas.

Anda boleh meletakkan taktik sekolah lama ini untuk bekerja dengan anda secara peribadi menyampaikan dokumen cukai anda kepada akauntan anda sekiranya mungkin. Sekurang-kurangnya, bawa mereka kepada pembantunya, setiausaha, penyambut tetamu, atau pegawai pejabat lain. Ini menghapuskan sebarang risiko yang akan hilang dalam penghantaran atau dipintas oleh penyemak pendengaran.

04 Melanggan Dokumen Anda

Penghantaran surat cukup selamat dan mungkin pilihan terbaik kedua jika anda tinggal di Philadelphia dan akauntan anda berada di Pittsburgh sehingga penghantaran tangan bukanlah pilihan.

Dokumen anda dilindungi dari penyambungan mengesan kasual kerana dibungkus dalam sampul surat. Membuka surat orang lain adalah jenayah, sekurang-kurangnya di Amerika Syarikat, dan sementara itu mungkin tidak menghalang penjenayah yang ditentukan, sekurang-kurangnya terdapat undang-undang mengenai buku-buku untuk menghukum pesalah.

Yang berkata, dokumen boleh dan kadang-kadang menjadi hilang atau rosak dalam mel, jadi mungkin idea yang baik untuk menghantar salinan sandaran yang anda buat daripada asal. Dan pertimbangkan untuk menggunakan beberapa bentuk penghantaran atau pengesahan tandatangan, atau memintas Perkhidmatan Pos AS sepenuhnya dan gunakan perkhidmatan penghantaran sebaliknya Federal Express atau UPS.

05 Memfailkan Dokumen Anda

Dokumen mengepos ke akauntan anda boleh menjadi cara cepat untuk menghantarnya dan ia agak selamat. Selagi garisan telefon akauntan tidak ditoreh, kemungkinan besar penghantaran anda tidak akan dipintas oleh pencuri identiti. Tetapi pastikan anda mempunyai nombor faks yang betul.

Terdapat beberapa kelemahan. Dokumen yang difilterkan kadangkala sukar dibaca dan perkara terakhir yang ingin dilakukan oleh seorang profesional cukai adalah menduga menilai sama ada angka adalah enam atau lapan atau mengambil masa tambahan untuk menghubungi anda untuk mengetahui. Faks berfungsi dengan baik jika anda hanya perlu menghantar beberapa halaman. Untuk dokumen lebih lama dan terutamanya untuk dokumen yang mengandungi maklumat di kedua-dua belah halaman, faks mungkin bukan penyelesaian terbaik.

06 Jika Anda Mesti Gunakan E-mel ...

E-mel adalah mudah dan pantas, tetapi ia boleh menawarkan keselamatan sebanyak poskad. Kecuali anda mengambil langkah berjaga-jaga, mana-mana pembawa rangkaian boleh melihat kandungan e-mel anda dan melihat lampiran anda. Sama ada mereka memberi perhatian dan sebenarnya menjejaki kandungannya adalah di sebelah titik-masih ada potensi.

Semak sama ada akauntan anda menggunakan perisian pertukaran fail yang selamat seperti LeapFile. Banyak yang dilakukan, menurut Chip Capelli, seorang akauntan yang terletak di Provincetown, Massachusetts, dan ini boleh menjadi penukar permainan.

Sekurang-kurangnya, letakkan dokumen cukai anda di dalam pembalut yang disulitkan seperti fail DOC, PDF, atau ZIP yang dilindungi kata laluan. "Imbas segalanya ke PDF dan kemudian kata laluan melindunginya," Capelli menasihati. Jangan sekali-kali menghantar maklumat yang anda ingin simpan peribadi, seperti nombor Keselamatan Sosial anda, sebagai teks biasa di dalam badan mesej e-mel anda. Bagaimana jika anda secara tidak sengaja menghantar mesej tersebut ke alamat yang salah atau e-mel anda diimbas dan data yang dituai oleh pembekal khidmat anda? Mengambil langkah berjaga-jaga untuk mendapatkan dokumen cukai anda membantu melindungi kewangan anda.

Sekiranya Lebih Buruk Teruk

Jangkau Perkhidmatan Pendapatan Dalaman dengan segera jika anda mendapati bahawa anda telah dikompromikan walaupun usaha terbaik anda. Malah, anda boleh menghubungi IRS jika anda hanya berfikir bahawa anda mungkin telah dikompromi IRS akan menyiasat. Hantar Borang 10439 untuk melaporkan penipuan cukai atau penipuan yang disyaki sifat ini. Anda boleh mengakses borang di laman web IRS bersama-sama dengan maklumat mengenai mana anda perlu mel atau fakskannya.