Mulakan Sistem Pengisian Asas
Terdapat banyak maklumat kewangan yang perlu dianjurkan dan diproses, dan sistem pemfailan yang mudah dapat membuat kerja ini kurang. Anda pada dasarnya boleh memecahkan semua kertas kewangan anda ke dalam kategori berikut:
- Bil berhutang
- Dokumen penting untuk disimpan
- Item untuk dibuang atau dicincang
Ia sememangnya mudah. Sama ada anda mempunyai bil yang perlu dibayar, resit atau dokumen yang perlu disimpan, atau sesuatu yang boleh dibuang. Terserah kepada anda bagaimana anda hendak menyusun item ini, tetapi boleh semudah menggunakan tiga folder individu yang dilabelkan dengan maklumat di atas.
Kemudian, apabila anda menerima e-mel atau menerima dokumen kewangan lain, luangkan masa untuk memasukkannya ke dalam folder yang betul. Dengan cara itu, bil-bil anda dan dokumen-dokumen penting berada dalam satu mudah untuk mencari tempat. Anda kemudiannya boleh memproses folder dan menyimpan dokumen-dokumen penting secara kekal dan melambung atau mengitar semula apa yang anda tidak perlukan.
Simpan Dokumen Penting Dianjurkan
Walaupun sistem pemfailan asas akan melakukan pekerjaan yang baik dalam memastikan kewangan harian anda teratur, anda masih ingin menyusun barang-barang penting yang perlu anda simpan. Umumnya, anda boleh menggunakan kabinet fail kecil dengan folder individu untuk memastikan segala-galanya teratur.
Beberapa contoh dokumen kewangan yang perlu anda simpan:
- Pulangan cukai
- Polisi insurans
- Dokumen gadai janji
- Penyata akaun pelaburan dan persaraan
- Waranti atau kontrak perkhidmatan
Berapa Lama Untuk Menyimpan Dokumen Anda
Oleh kerana anda perlu menyimpan salinan dokumen tertentu, berapa lama anda perlu menyimpannya? Dalam sesetengah kes, anda hanya perlu menyimpan dokumen atau borang untuk masa yang singkat, sementara yang lain anda mungkin mahu bertahan selama bertahun-tahun.
Berikut adalah beberapa dokumen kewangan biasa dan jangka masa yang perlu anda pertimbangkan untuk menjaga mereka.
- Pulangan cukai. Apabila ia datang kepada pulangan cukai, disyorkan agar anda menyimpannya selama tujuh tahun. Jika IRS ingin mengaudit pulangan anda, mereka biasanya mempunyai antara 3-6 tahun untuk kembali dari tarikh anda memfailkan. Menjaga tujuh tahun pengembalian masa lalu di tangan akan membuat anda tertutup dan menjadikan kehidupan anda lebih mudah jika anda mendapat diaudit. Bukan itu sahaja tetapi jika anda merancang untuk membeli rumah atau sebaliknya perlu menunjukkan bukti pendapatan kepada pemberi pinjaman itu bagus untuk mempunyai data sekurang-kurangnya beberapa tahun di hujung jari anda.
- Dokumen gadai janji. Apabila anda membeli rumah, anda akan duduk di tutup dan menandatangani nama anda pada apa yang kelihatan seperti beratus-ratus muka surat. Secara umumnya, anda akan menerima folder besar dengan salinan semua yang anda pergi pada penutupan. Ini termasuk dokumen dari bank yang menggariskan pinjaman, maklumat daripada syarikat hartanah, maklumat penilaian dan pemeriksaan, dan banyak lagi. Walaupun anda mungkin tidak perlu merujuk kepada perkara-perkara ini dengan kerap, anda harus menyimpan dokumen-dokumen ini selama-lamanya. Anda mungkin perlu merujuk kepada mereka pada masa akan datang dan mereka boleh memberikan maklumat berharga apabila anda akhirnya pergi menjual rumah.
- Penyata akaun bank dan pelaburan. Jika ada satu perkara yang baik tentang internet, anda sering boleh menarik salinan elektronik dari bank dan penyata akaun pelaburan anda pada bila-bila masa. Ini menghapuskan keperluan untuk menyimpan setiap kenyataan yang anda terima. Walau bagaimanapun, adalah idea yang baik untuk mengkaji setiap kenyataan kertas yang anda terima dan jika mereka suku tahunan, simpannya sehingga kenyataan seterusnya tiba. Sebaik sahaja anda menerima penyata akhir tahun atau tahunan, anda boleh melepaskan semua penyata bulanan atau suku tahun dengan selamat. Ini akan memotong berapa banyak keping kertas yang anda perlu buang dan kemungkinan besar anda boleh mendapatkan salinan tambahan dalam talian atau dengan membuat panggilan telefon cepat.
- Bil dan resit. Apabila anda menerima bil utiliti dan kad kredit, adalah idea yang baik untuk menyimpannya selama setahun selepas menyemak untuk memastikan maklumat itu tepat. Kesalahan boleh berlaku dan jika anda mempunyai salinan pernyataan anda dengan mudah, ia boleh memudahkan untuk mempertikaikan kesilapan. Perkara yang sama berlaku untuk penerimaan. Anda harus menyimpannya cukup lama untuk membandingkan dengan penyata bank anda supaya anda dapat menangkap apa-apa kesilapan. Sudah tentu, kecuali jika resit adalah untuk pembelian yang boleh digunakan untuk tujuan cukai. Dalam kes ini, anda mahu menyimpan resit tersebut sehingga tujuh tahun seperti penyata cukai anda sekiranya berlaku audit.
Menjaga Maklumat Anda Selamat
Pencurian identiti telah menjadi masalah besar dalam beberapa tahun kebelakangan ini. Pencuri dapat mengambil bit dan potongan sejarah peribadi dan kewangan anda dan menggunakannya untuk mencipta identiti palsu yang boleh merosakkan kredit anda, mengalirkan akaun bank anda, dan sebaliknya memberi anda sakit kepala utama. Oleh itu, penting untuk melindungi dan melupuskan data kewangan anda dengan betul.
Pertama sekali, pertimbangkan untuk membeli mesin pencincang kertas untuk rumah anda. Semua bil-bil utiliti lama dan kad kredit yang tidak digunakan yang menawarkan anda masuk dalam surat setiap bulan boleh menjadi sasaran utama untuk pencuri. Dengan mencincang dokumen anda yang tidak digunakan, anda boleh memastikan bahawa anda telah meminimumkan peluang seseorang mencuri maklumat.
Ini juga bermaksud anda perlu memastikan dokumen yang anda lakukan di dalam rumah. Sekiranya anda menyimpan semua barang dalam kotak kadbod di ruangan bawah tanah, apa yang berlaku jika ada banjir? Tahun data boleh hilang. Perkara yang sama berlaku jika terdapat kebakaran atau bencana lain.
Walaupun anda tidak dapat melindungi dari setiap kemungkinan, anda sekurang-kurangnya boleh mendapatkan kabinet pemfailan yang kuat, kukuh, dan mungkin juga tahan api atau mengunci bekas yang akan menyimpan dokumen anda dengan selamat dan daripada tangan yang salah. Anda tidak perlu pergi ke laut, tetapi anda juga tidak mahu semuanya hanya duduk di dalam beberapa peti kasut lama di dalam almari anda.
Menjadi Dianjurkan Bolehkah Membantu Pewaris Anda
Sekiranya ada sesuatu yang berlaku kepada anda, dokumen kewangan yang teratur dapat membantu mereka yang akan menjaga urusan anda selepas anda pergi. Ini dapat menyelaraskan penyelesaian harta pusaka anda. Jika anda mempunyai kehendak, ia juga penting untuk mempunyai surat arahan supaya pelaksana tahu di mana hendak mencari dokumen ini.